Organisationsoptimierung
Wir beraten Behörden und Unternehmen bei der Optimierung ihrer Aufbau- und Ablauforganisation. Ein Schwerpunkt ist die Arbeit mit Behörden und Einrichtungen von Bund und Ländern. Dabei fokussieren wir uns auf die Untersuchung, Bewertung und Anpassung von Aufgaben- und Organisationsstrukturen. Hierbei wenden wir die Methodik des Handbuches für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des BMI/BVA an.
In Organisationsprojekten mit AIOS profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung aus zahlreichen großen Organisationsprojekten. Außerdem verfügen wir über detaillierte Kenntnisse von Standards und Vorgehensweisen der öffentlichen Verwaltung.
Zentrale Elemente der Organisationsberatung
- Aufgabenkritik
- Personalbedarfsermittlung
- Erhebung und Optimierung von Prozessen
Organisationsuntersuchung mit Personalbedarfsermittlung
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Unser Ziel ist es Organisationsstrukturen zu schaffen, die optimal an die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen unserer Mandanten angepasst sind.
Organisationsuntersuchungen
Organisationsuntersuchungen sind unser Spezialgebiet. Wir sind in diesem Bereich auf allen föderalen Ebenen aktiv und verfügen über besonders umfangreiche Erfahrungen auf Bundesebene.
Standardisierte BI-Tools für die Analysephase
In der Analysephase einer Organisationsuntersuchung werden umfangreiche Daten beim Mandanten erhoben. Dank unserer jahrelangen Erfahrung und Inhouse Kompetenz im Bereich Business Intelligence http://www.aios-solutions.de können wir unseren Mandanten dafür eine standardisierte Anwendung bieten, die bei Bedarf individuell angepasst werden kann.
Für die Datenerfassung in großen oder aufgegliederten Organisationen nutzen wir Web-Formulare einer eigenen End-to-End-Lösung. So sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessern auch die Datenqualität und Datensicherheit.
Personalbedarf methodisch einwandfrei ermitteln
Behörden stehen immer wieder vor dem Problem sich verändernder Aufgabenstrukturen. Schnell passt die existierende Stellenausstattung nicht mehr zu den Aufgaben. Neue Aufgaben kommen hinzu, ohne dass dafür neue Stellen geschaffen werden.
Mit einer professionellen Personalbedarfsermittlung helfen wir öffentlichen Auftraggebern zu ermitteln, wie hoch der Personalbedarf heute und in der Zukunft ausfallen wird. Ein fachlich und methodisch professionell hergeleiteter Personalmehrbedarf ist Voraussetzung dafür, dass unsere Mandanten Untersuchungen und externe Nachweise vorlegen können, um in Haushalten zusätzliche Stellen zu beantragen.
Aktive Unterstützung bei IT-Vergabeverfahren
Die IT-Komponente in der Organisations- und Prozessberatung ist so stark wie nie zuvor. Ob als Instrument der Beratung oder als Empfehlung im Abschluss eines Beratungsprojektes, der Bedarf an IT-Konzepten und passgenauen Anwendungen nimmt zu.
Unsere Kollegen im IT-Consulting entwickeln IT-Konzepte und Sourcing Modelle. Wir begleiten seit Jahren erfolgreich IT-Vergabeverfahren auf allen föderalen Ebenen:
Referenzprojekt: Organisationsanalyse für eine oberste Bundesbehörde
Ausgangslage
- Belastungssituation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Hauses
- Teilweise Redundanzen sowie unklare Aufgabenzuordnung
- Kein einheitliches Verständnis zwischen Dienstaufsicht, Fachaufsicht und Rechtsaufsicht
- Nicht alle Aufgaben sind fachlich adäquat abgebildet
- Zielobergrenze bei den Planstellen/Dienstposten
- Lücken in den Überleitstrukturen
Projektziele
- Aufgabenklarheit unter Festlegung der ministeriellen Aufgaben entsprechend der strategisch ministeriellen Vorgaben
- Klare Zuordnung der Aufgaben und Herstellung von Transparenz in den Schnittstellen zu nachgeordneten Bereichen
- Organisationsoptimierung durch Herstellung effizienter operativer Prozesse
- Effektive Bündelung der Aufgaben
- Entwicklung einer Konzeption und eines Modells für ein dynamisches Organisationsmanagement
- Schaffung von Transparenz hinsichtlich benötigter Ressourcenkapazitäten
Projektbestandteile und eingesetzte Methoden
- Erstellung des Aufgabenkataloges
- Erhebung der Ist-Aufbauorganisation
- Erhebung der Ist-Verfahren
- Erhebung von Ist-Planstellen/Dienstposten und Personalbestand
- Erhebung der Daten von Arbeits- und Zeitwirtschaft
- Klassifizierung und Fallzahlen
- Aufgabenkritik
- Bewertung organisatorischer Stärken und Schwächen sowie weiterer Optimierungspotenziale
- Empfehlungen für optimierte Organisationsgrundlagen inkl. Schnittstellen
- Lösungsvarianten für aufgabenorganisatorische Zielbilder
Ergebnis
- Eindeutige Zuordnung und redundanzfreie Abbildung identifizierter ministerieller Fachaufgaben
- Schaffung der notwendigen Handlungsspielräume und eines kontinuierlichen aktiven Organisationsmanagements